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Un organisateur de séminaire, de team bulding, de salon ou de tout autre évènement d’entreprise doit bien s’organiser pour atteindre les objectifs et obtenir les résultats escomptés. Une bonne préparation est la clé de la réussite de tout évènement. Découvrez les étapes à suivre pour organiser un évènement professionnel qui ne laisse aucune place à l’improvisation !
Définir les objectifs, la cible et les activités
La définition d’objectifs est essentielle avant l’organisation d’un évènement. Il faut que le séminaire ou la conférence réponde à un besoin. Vous devez savoir si les actions contribueront à renforcer une équipe, à rapprocher les clients, à promouvoir un nouveau produit/service, à acquérir ou à fidéliser de nouveaux clients.
Il faut également définir la cible et le type d’évènement approprié. Le choix de l’évènement se fait en fonction de la cible et des objectifs. Un team bulding ou un séminaire est adapté pour améliorer la cohésion au sein d’un personnel.
Un salon, une exposition et une soirée sont de bonnes options pour la présentation d’un nouveau produit et pour l’acquisition de prospects. Choisissez les différentes activités à réaliser. Elles doivent être en accord avec les objectifs et le public cible. Vous pouvez vous inspirer en parcourant différentes activités intéressantes pour organiser un événement inoubliable et mémorable.
La salle, la date et la durée de l’évènement professionnel
L’étape suivante est celle du choix de la salle et de la date du déroulement de l’évènement. La salle doit être parfaite. Elle doit répondre à tous les besoins. Elle doit être spacieuse pour accueillir assez de participants. Les équipements et commodités indispensables doivent être disponibles. Vous pourrez faire des recherches en ligne pour trouver des lieux proches des invités.
Il faut choisir une date qui ne coïncide pas avec le jour du déroulement d’autres évènements importants comme les élections et les sports mondiaux. Choisissez la date avec une marge de manœuvre. De cette façon, vous aurez du temps pour informer les invités et attirer un maximum de participants. Il sera facile de commencer les préparatifs avec une bonne avance.
Le temps c’est de l’argent dit-on ! Pour cette raison, il faut définir une durée idéale pour la réalisation de l’évènement. Préparez un bon timing en tenant compte des activités à découvrir sur ce site, de la proximité des participants, de la restauration, etc.
Prévoir les bons équipements, fixer un budget
La crise sanitaire exige de redoubler la sécurité. Assurez-vous que le lieu choisi pour votre évènement d’entreprise soit bien équipé. Vous devez également mettre en place des dispositifs de lavage de main et veiller au respect des mesures de sécurité. Les caractéristiques de la salle doivent être en conformité aux normes en vigueur.
Il est indispensable d’évaluer le budget nécessaire à la réalisation de l’évènement. Tous les détails doivent être pris en compte. Prévoyez une somme pour les activités, les prestataires de services, les équipements supplémentaires, la communication, le teasing, etc. Laissez une marge de 15 % pour les imprévus.
Faire du teasing, être créatif, demander des feedbacks
Il est recommandé de faire du teasing pour attirer davantage de participants à ces évènements commerciaux. Physique ou en ligne, il s’agit d’un excellent moyen de valoriser l’évènement et les participants. Vous devez faire une communication efficace. N’hésitez pas à utiliser différents canaux de communication pour diffuser l’information.
Le programme de l’évènement doit être bien conçu de manière à offrir une expérience unique aux participants. Soyez créatif. Élaborer un branding percutant permet de communiquer efficacement avec les invités. Vous pouvez opter pour des visuels ou des objets publicitaires personnalisés. Vous devez créer de la surprise.
Au cours de l’évènement, veillez à respecter les délais et les pauses pour ne pas susciter du désintéressement chez les participants. Demandez un retour pour améliorer le concept. Les participants sauront que vous avez à cœur leur satisfaction.
